Welche Aufgaben du als Einzelunternehmer:in als Erstes abgeben solltest – und welche nicht
- Magdalena Sander
- 24. März
- 5 Min. Lesezeit
Aktualisiert: 25. März
Warum fällt es so schwer, Aufgaben abzugeben?
Deine To-do-Liste wird immer länger. Das Business läuft gut, eigentlich sogar richtig gut – aber irgendwie fühlt es sich nicht so an. Weil alles an dir hängt. Schließlich weiß niemand so gut wie du, wie es laufen soll. Oder?
Und dann sitzt du da. Mit dem Kopf voller Ideen, aber null Zeit, sie umzusetzen. Weil du nebenbei noch Rechnungen schreibst, Termine koordinierst und die Website aktualisierst. Alleine der Gedanke an eine Mitarbeiterin ist wieder eine neue Aufgabe auf deiner ewiglangen To-Do Liste. Kommt dir das bekannt vor?
Dann wird’s Zeit, anders an die Sache ranzugehen. Denn dein Unternehmen braucht dich – aber nicht als Allround-Feuerlöscher für alles. Sondern als strategischen Kopf. Als Visionär:in. Als Unternehmer:in.
Also: Was kannst du abgeben – und was (noch) nicht?
Mit Strategie statt Chaos: So startest du richtig mit dem Delegieren
Delegieren heißt nicht: „Hier, nimm mal, ich kann nicht mehr.“
Sondern: bewusst auswählen, was andere besser, schneller oder zuverlässiger machen können. Damit du den Kopf frei hast für die Dinge, die nur du machen kannst.
Drei Kriterien helfen dir dabei:
✅ Zeitfresser Aufgaben, die dich Stunden kosten, aber wenig bringen. Beispiel: E-Mails sortieren, Termine organisieren, Rechnungen schreiben.
✅ Wiederholbare Aufgaben Alles, was du standardisieren oder mit Vorlagen abbilden kannst. Beispiel: Social-Media-Postings, Kunden-Onboarding, Terminbestätigungen.
✅ Spezialist:innen-Aufgaben Dinge, bei denen du ewig brauchst oder jedes Mal googeln musst. Beispiel: Website-Pflege, Buchhaltung, Technik.
Wenn du so anfängst, wird das Delegieren kein riesiger Berg mehr. Sondern ein klarer Schritt.
Diese Aufgaben darfst du guten Gewissens zuerst abgeben
Hier kommen fünf Bereiche, bei denen du schnelle Entlastung spüren wirst – und zwar ganz ohne Kontrollverlust:
Administrative Aufgaben E-Mails, Terminorganisation, Rechnungen – das ist wichtig, aber nicht strategisch. Eine virtuelle Assistenz kann dir hier richtig viel abnehmen.
Social Media & Content Wenn das regelmäßige Posten eher lästige Pflicht ist als kreative Kür, ist es Zeit für Unterstützung. Mit klaren Briefings kann eine Social-Media-Managerin deine Kanäle übernehmen – und du kannst dich auf Inhalte konzentrieren, die wirklich zählen.
Kundenservice & Anfragen Ständig dieselben Fragen per Mail oder Insta? Das kann jemand anderes für dich beantworten – mit einem FAQ, einer VA oder sogar einem kleinen Chatbot.
Technik Newsletter-Automatisierung, Website-Updates, Tool-Integrationen: Alles Sachen, die dich bremsen. Und die Profis in einem Bruchteil der Zeit erledigen.
Buchhaltung & Finanzen Steuerberater:innen oder Buchhaltungsservices sind Gold wert. Du musst nicht alles selbst eintippen. Hauptsache, du verstehst die Zahlen (dazu gleich mehr).
Diese Aufgaben solltest du am Anfang nicht abgeben
So wichtig Delegieren ist – es gibt ein paar Dinge, die du lieber (noch) selbst machen solltest. Nicht, weil du alles kontrollieren musst. Sondern weil sie das Fundament deines Business sind. Und das gibst du nicht einfach aus der Hand.
🔴 Die Kernaufgaben deines Unternehmens
Deine Positionierung. Dein Angebot. Deine Produkte. Deine Wachstumsstrategie. Das sind keine Kleinigkeiten – das ist das Herzstück deines Unternehmens.
Wenn du hier zu früh Aufgaben abgibst, verlierst du schnell die Kontrolle über Richtung und Klarheit. Gerade in der Wachstumsphase ist das riskant. Denn was du hier entscheidest, beeinflusst alles, was danach kommt.
Heißt das, du musst alles allein machen? Nein. Strategische Beratung kann unglaublich wertvoll sein – vor allem, wenn du jemanden brauchst, der mitdenkt, spiegelt und sortiert. Aber die Richtung gibst du vor. Immer. Denn niemand kennt deine Vision so gut wie du.
🔴 Den ersten Kundenkontakt
Damit ist nicht der klassische Kundenservice gemeint – also E-Mails mit Terminbestätigungen oder häufige Rückfragen, die du irgendwann gut abgeben kannst.
Es geht hier um den allerersten Kontaktpunkt: Das erste Gespräch, die erste Anfrage, das erste Kennenlernen. Diese Momente sind Gold wert. Denn hier erfährst du, was deine potenziellen Kund:innen wirklich bewegt, was sie brauchen – und warum sie ausgerechnet zu dir kommen.
Wenn du diesen Teil zu früh auslagerst, verpasst du genau das. Und ohne dieses direkte Feedback wird es schwer, dein Angebot gezielt weiterzuentwickeln oder deine Kommunikation zu schärfen.
Deshalb: Kundenservice kannst du nach und nach abgeben. Aber den Erstkontakt – den solltest du anfangs noch selbst führen.
🔴 Wichtige finanzielle Entscheidungen
Buchhaltung auslagern? Sehr gerne. Steuererklärungen abgeben? Unbedingt. Aber: Die finanzielle Steuerung deines Unternehmens bleibt bei dir.
Warum? Weil es deine Aufgabe als Unternehmer:in ist, zu wissen, wo dein Unternehmen steht. Welche Angebote bringen wirklich Umsatz? Wo fließt das Geld wieder raus? Was bleibt am Ende übrig – und reicht das, um deine Wachstumspläne zu finanzieren?
Wer hier blind auf jemand anderen vertraut, riskiert schnell, den Überblick zu verlieren. Und plötzlich wird aus „läuft doch ganz gut“ ein böses Erwachen beim Jahresabschluss.
Deshalb: Du musst keine Zahlen lieben – aber du musst sie kennen.
Im Idealfall hast du immer die 5–8 wichtigsten Kennzahlen im Blick. Zum Beispiel: Monatsumsatz, Gewinn (nicht nur Umsatz!), Marge, Stundensatz (effektiv), Conversion Rate, Rücklagen, Werbekostenanteil, Liquidität.
Wenn du diese Zahlen verstehst, kannst du bewusst entscheiden.. Du weißt, was möglich ist – und was nicht. Du erkennst frühzeitig, wenn etwas aus dem Ruder läuft. Und du kannst gezielt investieren, statt nur zu reagieren.
Kurz gesagt: Finanzen sind keine lästige Pflicht – sie sind dein Cockpit. Und da solltest du selbst am Steuer sitzen.
🔴 Unternehmenswerte & Unternehmenskultur
Sobald du ein Team aufbaust, wird’s persönlich. Die Werte, die Arbeitsweise, der Umgang miteinander – all das prägt dein Unternehmen. Und das kommt nicht aus dem Handbuch, sondern von dir.
Menschen orientieren sich an dir als Unternehmer:in. Wenn du diese Verantwortung abgibst, wird dein Business austauschbar.
Und du verlierst das, was es besonders macht: Persönlichkeit, Haltung und Richtung.
Die größten Fehler beim Delegieren – und wie du sie vermeidest
❌ Kein klares Briefing
„Mach du mal“ reicht nicht. Je klarer du formulierst, desto besser läuft’s. Pro-Tipp: Frag die KI, welche Informationen du weitergeben musst, damit du ein gutes Ergebnis bekommst. Oder du erstellst dir gleich eine Briefing-Vorlage für wiederkehrende Aufgaben.
❌ Zu spät loslassen
Wenn du schon mit dem Rücken zur Wand stehst, ist Delegieren keine Entlastung, sondern zusätzlicher Stress. Fang vorher an.
❌ Mikromanagement
Wenn du alles zehnmal kontrollierst, ist nichts gewonnen. Besser: Klare Prozesse, regelmäßiges Feedback – und dann loslassen.
Fazit: Delegieren bringt Wachstum – wenn du’s richtig machst
Du musst nicht alles machen. Du darfst Hilfe annehmen. Und du darfst dich Schritt für Schritt rausziehen aus Aufgaben, die dich bremsen.
Fang mit den Zeitfressern an. Lagere Spezialist:innen-Aufgaben aus. Bau dir wiederholbare Prozesse auf, die du gut übergeben kannst. Und bleib gleichzeitig bei den Dingen am Steuer, die das Herz deines Business sind.
So wächst du – ohne dich zu verlieren.
Also: Was gibst du als Erstes ab? Und was bleibt (noch) bei dir? Schreib’s dir auf. Und dann: go. 🚀
Du bist dir noch nicht sicher, was du genau abgeben sollst – oder wie du starten kannst? Dann lohnt sich vielleicht ein unverbindliches Gespräch. Manchmal reicht schon ein externer Blick, um Klarheit zu bekommen. Schreibe mir eine E-Mail oder melde dich hier für eine kostenlose Erstberatung.
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